個人情報共同利用 よくあるご質問(FAQ)

個人情報の共同利用に関するFAQ <2022.2.4>        桜友会 IT整備委員会

1.個人情報保護について
NO.1 個人情報保護について
Q.個人情報保護法とはどのような法律ですか?
A.個人情報保護法とは個人情報をデータベース化して所有し、それを事業に利用している事業者に対して個人情報保護の義務を課す法律です。2005年に施行され、当初個人情報の取扱件数が5,000件以上の事業者が法規制の対象となっていましたが、2017年5月に「改正個人情報保護法」が施行され、現在は個人情報を1件でも取り扱うすべての事業者が対象となりました。事業者は以下のルールを遵守する必要があります。
① どのような目的で個人情報を利用するのかについて、具体的に特定する。 特定した目的は、公表しておくこと
② 情報の漏えい等が生じないように安全に管理すること
③ 個人情報を本人以外の第三者に渡したり提供するときは、原則として、あらかじめ明確な本人同意を得ること
④本人からの請求に応じて、個人情報を開示、訂正、利用停止等すること
事業者とは、営利・非営利を問いません。法人格のない任意団体(団地の自治会、同窓会等)または個人であっても個人情報取扱事業者に該当します。
NO.2 共同利用について
Q.個人情報(個人データ)の共同利用とはどういうことですか?
A.個人情報(個人データ)(以下「個人データ」という) を保有する者が特定の者と個人データを提供し共同して利用することです。 個人データを共同利用するには次の①から⑤までの情報を、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いている必要があります。
①共同利用をする旨
②氏名、住所、電話番号、年齢等共同して利用される個人データの項目
③共同して利用する者の範囲
④共同して利用する個人データの利用目的
⑤当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称
この要件を満たすことで第三者への提供には該当せず、あらかじめ本人の同意を得ることは不要とされています。
桜友会は既に学校法人学習院、在校生、常磐会、桜友会各組織および桜友会会員(個人又はグループ)と個人情報を共同利用する手続き行っています。学校法人学習院および常磐会とは相互に個人情報共同利用の手続きを行っており、お互いに保有する個人データの授受が可能となっています。桜友会から桜友会各組織への個人データの提供は可能ですが、桜友会と個人情報共同利用の手続きを行っていない各組織から桜友会への個人データの提供には明確な本人同意を得る必要があります。
NO.3 個人情報について
Q.桜友会事務局に住所など知らせたくない場合はどうすれば良いですか?
A.所属されている組織の窓口へお申し出ください。各組織で桜友会へ情報が出ないように対応します。
NO.4 個人情報について
Q.今、桜友会には、自分のどのような情報が入っているか知りたいのですが?
A.本サイトの「個人情報に関する問い合わせ窓口」から桜友会事務局にお問い合わせください。ご本人を確認した上で、対応いたします。
桜友会事務局(電話:03-3988-3288 FAX:03-3988-3853)
NO.5 個人情報について
Q.桜友会が持っている自分のデータを公開してほしくありません。
A.桜友会では、同窓会など、利用目的を確認の上、厳正な手続きの上で、データを開示していますが、一部あるいは全てのデータを非公開に設定することが可能です。
本サイトの「個人情報に関する問い合わせ窓口」から桜友会事務局にお問い合わせください。
桜友会事務局(電話:03-3988-3288 FAX:03-3988-3853)

 

2.桜友会各組織の桜友会との個人情報共同利用手続きについて
NO.1 個人情報保護について
Q.桜友会と各同窓会組織はグループ組織だと思いますが何故別々に個人情報保護規則を制定する必要があるのですか?
A.現在の桜友会は大学院、大学、女子大学(女子短期大学)、高等科、中等科、女子中・高等科、初等科、幼稚園これら各校の卒業(修了)生を中心に、学習院で学んだ全員の同窓会組織として活動を続けています。 全国支部の他クラブ活動をベースにした輔仁会OB・OG会や企業・職種別の職域桜友会等の同窓会組織がありますが、個人情報保護法では桜友会と本人以外は全て第三者と定められており、各同窓会組織は「第三者」になります。
NO.2 共同利用について
Q.何故個人情報(個人データ)を共同利用しなければならないのですか? 目的は何ですか?
A.桜友会と輔仁会OB・OG会等各同窓会組織の関係は「第三者」に該当し、本来個人情報(個人データ)(以下「個人データ」という)を提供する場合は全件明確な本人同意が必要になります。 本人同意を不要とする方法として「共同利用」があり、すでに桜友会が保有する個人データを各組織と共同利用するための手続きは完了しています。 今回、各組織が保有する個人データを桜友会が共同利用するための手続きを行うことで個人データの相互利用が可能になります。 この取り組みを進めることで現在約2,000件ある宛先不明による会報の返送と今後の返送発生を抑制することを目的としています。
NO.3 共同利用について
Q.個人情報(個人データ)の共同利用は義務なのですか? 今のままで不都合は無いのですが。
A.義務ではありませんが、相互に個人情報(個人データ)の共同利用を可能とすることで宛先不明者の削減が可能となり、桜友会及び各組織の活性化につながりますので、ご協力の程よろしくお願いいたします。
NO.4 共同利用について
Q.「共同利用の宣言」とは具体的にどのようなことですか? 組織の会員全員に告知が必要ですか?
A.各組織が保有する個人情報(個人データ)を桜友会との間で共同利用することを記載した文書を桜友会WEBサイトに掲載することで(本人が容易に知り得る状態という)宣言の要件を充足します。 宣言文書の内容は、お手元にお送りした別紙⑥個人情報保護規則の「○○が保有する個人情報の共同利用について」を参照してください。
NO.5 共同利用について
Q.共同利用を宣言する際、事前に組織の会員全員の同意は必要でしょうか?
A.法的には個々の会員全員への説明、同意取得は必要ありませんが、組織としての決定は必要です。その上で、必要な情報項目をWEBサイト等に公開し、会員が容易に知りえる状態にすることで要件を充足します。
NO.6 共同利用について
Q.個人情報(個人データ)を相互に共同利用するとは具体的にどのようなことですか?
A.桜友会が保有する卒業生に関わる個人情報(個人データ)(以下「個人データ」という)並びに各組織が保有する会員の個人データを相手方からの要請に基づき定められた項目と利用目的の範囲で提供し、相互に利用することです。
NO.7 共同利用について
Q.共同利用すると他の組織の個人情報(個人データ)を自由に使用できるようになるのですか?
A.今回の取り組みにより覚書を締結した各組織と桜友会との間で個人情報(個人データ)の相互利用が可能となります。 各組織同士の個人データの授受を可能とするものでは有りません。
NO.8 スケジュールについて
Q.個人情報(個人データ)の共同利用宣言はいつまでに行う必要がありますか?組織内の合意形成までに時間がかかりそうです。
A.期限は定めていませんが、できるだけ早期に実施いただきますようお願いいたします。 手続きが完了した組織から順次共同利用(相互利用)を開始します。
NO.9 個人データについて
Q.共同利用する個人情報(個人データ)の内容、項目はどのようなものですか?
A.姓名、旧姓名、卒業年次(途中退学含む)、卒業学校・学部(研究科)、学科(専攻)、勤務先情報、住所、郵便番号、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、物故情報です。 詳しくはお手元にお送りした別紙③個人データの共同利用に関する覚書をご覧ください。
NO.10 個人データについて
Q.組織が保有する個人情報(個人データ)に追加、削除、変更等が発生した場合は桜友会に報告が必要ですか?
A.桜友会から所定の手続きによる要請、請求があった場合に個人情報(個人データ)を提供いただければ結構です。変更の都度報告していただく必要はありません。
NO.11 個人データについて
Q.桜友会が保有管理する個人情報(個人データ)を各組織が利用したい場合はどうすればよいですか?
A.桜友会会員マスター利用申込書を桜友会事務局まで提出してください。
利用申込書フォーマットは桜友会WEBサイト「個人情報の保護について」より入手してください。
NO.12 個人データについて
Q.各組織が保有管理する個人情報(個人データ)を桜友会に提供する場合はどのようにすればよいですか?
A.個人データをエクセルファイルに入力し、保護(パスワードを使用して暗号化)した上で桜友会事務局まで提出してください。 その際データファイルとパスワードは、別々のメールで送信してください。
帳票(紙)での提出を希望の場合は桜友会事務局担当者までご相談ください。
NO.13 文書について
Q.別紙②個人情報保護規則、別紙③覚書の内容は変更してもよいですか?
A.組織名、日付等網掛け部分以外は変更しないでください。 変更等をご希望の場合は事前に NO.18 問い合わせ先までお問い合わせください。
NO.14 文書について
Q.別紙④学習院桜友会との共同利用について の内容は変更してもよいですか?
A.変更等をご希望の場合は事前に NO.18 問い合わせ先までお問い合わせください。
NO.15 文書について
Q.個人情報保護規則、覚書の日付はいつにすればよいですか?
A.お手元にお送りした別紙⑥の「記入上の注意」にあるように基本方針・保護規則は各組織で制定した期日を記入し、覚書の日付は桜友会で記入いたしますので空白としてください。
NO.16 文書について
Q.組織の代表者や担当者が変わった場合は覚書や規則等は再締結、再作成しなければなりませんか?
A.個人情報保護規則、覚書共に組織名、役職名で記名するため再作成は不要です。
NO.17 その他
Q.他の組織の桜友会との個人情報共同利用覚書の締結状況を知りたい。
A.本サイトの「個人情報の保護について」からご覧いただけます。
「桜友会各組織との共同利用状況」に覚書締結済組織の一覧を掲載しています。
NO.18 その他
Q.本件についての問い合わせ先はどこですか?
A.桜友会事務局 までお問合せ下さい。
電話;03-3988-3288 ファックス;03-3988-3853
メールの場合は、本サイトの「問い合わせ」のフォームをご利用いただき題名を「個人情報共同利用について(問い合わせ)」としてお送り下さい。