学習院桜友会

1. 学習院桜友会は、その活動のために取得し、保有する個人情報の利用目的を明確にし、通知又は公表するとともに、共同利用を含め、通知、公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく、適正に取り扱います。
   ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合は、この限りではないものとします。
2. 学習院桜友会は、本人の意図しない個人情報の利用、提供を防止し、また、個人情報の最新、正確さを確保するために、本人からの申し出を受け付ける窓口を明確にし、その申し出に適切な対応をします。
3. 学習院桜友会は、関連法令、規則を遵守します。
4. 学習院桜友会は、個人情報の機密性、完全性、可用性を維持するために、不正アクセス、紛失、漏洩、改ざんなどに対する適切な対策を講じ、それらの防止に努めます。
   また、万一事故が発生した場合には、その状況に応じ、通知又は公表を含む適切な処置を講じ、二次被害の防止と再発の防止に努めます。

第１条　この規程は、学習院桜友会が、その活動目的のために保有する学習院桜友会会員（学生会員を含む）及び学習院教職員（旧教職員を含む）の個人情報の取得、利用、提供、維持及び廃棄について必要事項を定め、学習院桜友会及び学習院桜友会会員（学生会員を含む）の責務を明確にし、学習院桜友会活動の推進を図りつつ、個人情報の適切な保護を行うことを目的とする。
この規程は、学習院桜友会（学習院桜友会が雇用する者を含む）に適用する。

第２条　この規程において、以下の用語は、本条の定義による。

(1)　個人情報

①学習院桜友会事務局が、その活動目的のために取得（自ら作成することを含む）した学習院桜友会会員（学生会員を含む）及び学習院教職員（旧教職員を含む）の個人に関する情報であって、学習院桜友会が保有する個人データは以下の通りとする。
 
姓名、旧姓名、個人番号、学籍番号、前学籍番号（大学入学前の学習院の学校出身者に限る）、生年月日、性別、出身校、在籍学校、入学年次、学部（研究科）、学科（専攻）、学年次、組情報、退学・卒業等異動情報、就職内定先、保証人氏名・住所・郵便番号・電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、国籍、留学生フラグ、入試区分（入学手段コード）、卒業（途中退学を含む。以下同じ）学校、卒業学部、卒業学科、卒業年次、現住所並びに旧住所、電話番号、物故情報、勤務先又は職業、勤務先訪問許可区分、勤務先住所・電話番号、旧勤務先、所属ゼミ、所属研究室、所属部活動、会費支払い状況、学習院桜友会番号、学習院桜友会各所属組織情報、学習院桜友会役員情報

②学習院桜友会事務局職員情報（氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス等）

(2)　法

    個人情報保護法

(4)　学生会員

   一般社団法人学習院桜友会定款第３章に定める学生会員

(7)　学習院

   学校法人学習院であって、その中の各学校、幼稚園その他のすべての組織を含む

(8)　教職員

   学校法人学習院に勤務する教員及び職員

(9)　旧教職員

   学校法人学習院に勤務し、退職した教員及び職員

(11)　常磐会

   一般社団法人常磐会

(12)　在校生

   学習院大学、大学院、女子大学、女子大学院に在籍する学生

(1)　共同利用の覚書に基づく学習院及び常磐会、学習院桜友会各種組織（共同利用覚書締結、未締結の組織を含む）からの書面又は電子媒体による取得

(2)　本人からの口頭、書面又は電子媒体のいずれかによる取得

第６条　学習院桜友会は、個人情報の取得、利用、提供、維持及び廃棄を適切に管理するとともに、保有する個人データの紛失、漏洩、不正使用及び改ざんを防止し、また、その正確さの維持に努めるものとする。

第７条　学習院桜友会から学習院桜友会各種組織・会員個人への個人情報提供は共同利用の範疇とし、学習院桜友会各種組織から学習院桜友会への個人情報提供は、共同利用覚書締結あるいは本人の同意が必要とする。

２　前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、学習院桜友会が保有する個人データを、学習院桜友会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。

(1)あらかじめ本人の同意を得た場合

(2)個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められる

とき

(3)法令の定めによるとき

第８条　個人情報統括管理責任者及び事務局管理責任者は、それぞれの責任範囲において、前条に基づく個人データの提供を適切に管理しなければならない。

第９条　学習院桜友会は、前項の提供のために学習院及び常磐会、学習院桜友会共同利用覚書締結各組織のそれぞれと文書による共同利用に関する覚書を取り交わす。

２　学習院桜友会が行う、第４条１項（８）、（９）又は（１０）に定める利用目的のための学習院又は常磐会に対する個人データの提供は、覚書に則り個人データの取り扱いについて確認の上学習院桜友会事務局が担当して行う。

第１０条  学習院桜友会が名簿発行、会報の発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は、以下に従うものとする。

(1)個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する。

(2)提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する。

(3)委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を書面で取り交わす。

(イ)　委託された個人情報の機密保持及び保護

(ロ)　再委託の制限又は条件

(ハ)　委託された個人情報のコピーの制限

(ニ)　委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置

(ホ)　委託業務終了時の個人情報の消去及び個人情報を含む媒体の返却

(ヘ)　(イ)に係わる事故時の処置

(ト)　違反時の処置

第１１条  学習院桜友会は、保有する個人データについて、個人データによって特定される当該本人から保有する個人データについて開示を求められた場合は、開示を求めてきた者が当該個人データによって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で個人データを開示するものとする。

２  前項による開示を求める申し出先は、事務局管理責任者とする。

３  前１項に定める当該本人であることの確認の方法及び開示を求めるために当該本人が提出しなければならない書面、開示のための料金は、別途、学習院桜友会が定める。

第１２条  学習院桜友会は、保有する個人データについて、当該個人データによって特定される本人からデータの訂正、削除又は利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人データに該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で遅滞なく処置を行うものとする。

第１３条  学習院桜友会は、保有する個人データ及びその取り扱いについて、当該個人データによって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。

２　前項に定める苦情の申し出先は、事務局管理責任者とする。

３　学習院桜友会各種組織及び会員（又はグループ）は、前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、学習院桜友会事務局を通じ、個人情報統括管理責任者に報告するものとする。

第１４条  学習院桜友会内において、本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用、提供、漏洩等があった場合、個人情報統括管理責任者は適切な処分を検討し、一般社団法人学習院桜友会定款に則り処分を行うものとする。

２　学習院桜友会は、何人かが故意又は過失によって学習院桜友会が保有する個人情報を不正に取り扱い、学習院桜友会に重大な損害を与えた場合、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

第１５条  個人情報統括管理責任者は、第6条に定める個人情報の管理に関する事故並びに第１３条及び第１４条に定める苦情、違反の情報を収集し、本規程の見直しを行うものとする。

第１６条  本規程の改廃は、個人情報統括管理責任者が起案し、理事会の承認を得て発行し、学習院桜友会ホームページにおいて公表する。