学習院桜友会個人情報保護規程

学習院桜友会個人情報保護規程

 

  2005年3月31日制定

2011年4月1日一部改正

2018年4月10日一部改正

2020年2月18日一部改正

2024年2月13日一部改正

前文

同窓会において、会員及び関係者個人の最新かつ正確な情報を確保していくことは、その活動を行っていく上で、不可欠な要素である。

学習院桜友会及び会員は、一般社団法人学習院桜友会定款の定める活動に当たって、個人の人格尊重の理念の下、個人情報の保護の重要性を深く認識し、以下を基本方針として定め、関連法令、規則の遵守はもとより、個人情報の適切な取り扱いによって、関係者の信頼を確保し、もって学習院桜友会活動と会員相互の親睦、母校のさらなる発展を期すものとする。

  1. 学習院桜友会は、その活動のために取得し、保有する個人情報の利用目的を明確にし、通知又は公表するとともに、共同利用を含め、通知、公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく、適正に取り扱います。
    ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合は、この限りではないものといたします。
  2. 学習院桜友会は、本人の意図しない個人情報の利用、提供を防止し、また、個人情報の最新、正確さを確保するために、本人からの申し出を受け付ける窓口を明確にし、その申し出に適切な対応をします。
  3. 学習院桜友会は、関連法令、規則を遵守します。
  4. 学習院桜友会は、個人情報の機密性、完全性、可用性を維持するために、不正アクセス、紛失、漏洩、改ざんなどに対する適切な対策を講じ、それらの防止に努めます。
    また、万一事故が発生した場合には、その状況に応じ、通知又は公表を含む適切な処置を講じ、二次被害の防止と再発の防止に努めます。

 

学習院桜友会は、以上のことを実現するために管理体制を確立するとともに、学習院桜友会個人情報保護規程を定め、個人情報の保護を実践する。

 

(本規程の目的、適用範囲)

第1条 この規程は、学習院桜友会が、その活動目的のために保有する学習院桜友会会員(学生会員を含む)及び学習院教職員(旧教職員を含む)の個人情報の取得、利用、提供、維持及び廃棄について必要事項を定め、学習院桜友会及び学習院桜友会会員(学生会員を含む)の責務を明確にし、学習院桜友会活動の推進を図りつつ、個人情報の適切な保護を行うことを目的とする。
この規程は、学習院桜友会(学習院桜友会が雇用する者を含む)に適用する。

(定義)

第2条 この規程において、以下の用語は、本条の定義による。

(1) 個人情報

①学習院桜友会事務局が、その活動目的のために取得(自ら作成することを含む)した学習院桜友会会員(学生会員を含む)及び学習院教職員(旧教職員を含む)の個人に関する情報であって、学習院桜友会が保有する個人データは以下の通りとする。
 
姓名、旧姓名、個人番号、学籍番号、前学籍番号(大学入学前の学習院の学校出身者に限る)、生年月日、性別、出身校、在籍学校、入学年次、学部(研究科)、学科(専攻)、学年次、組情報、退学・卒業等異動情報、就職内定先、保証人氏名・住所・郵便番号・電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、国籍、留学生フラグ、入試区分(入学手段コード)、卒業(途中退学を含む。以下同じ)学校、卒業学部、卒業学科、卒業年次、現住所並びに旧住所、電話番号、物故情報、勤務先又は職業、勤務先訪問許可区分、勤務先住所・電話番号、旧勤務先、所属ゼミ、所属研究室、所属部活動、会費支払い状況、学習院桜友会番号、学習院桜友会各所属組織情報、学習院桜友会役員情報。

 

②学習院桜友会事務局職員情報(氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス等)

 

(2) 法

    個人情報保護法

(3) 学習院桜友会会員

一般社団法人学習院桜友会定款第3章に定める名誉会員、正会員、普通会員及び特別会員

(4) 学生会員

   一般社団法人学習院桜友会定款第3章に定める学生会員

(5) 学習院桜友会各種組織

学習院桜友会会員によって組織された、支部、学校・学部同窓会、輔仁会OB・OG会、職域桜友会、学年同窓会、周年同窓会の学習院桜友会の各内部組織

(6) 委員会

   一般社団法人学習院桜友会定款第6章に定める委員会

(7) 学習院

   学校法人学習院であって、その中の各学校、幼稚園その他のすべての組織を含む。

(8) 教職員

   学校法人学習院に勤務する教員及び職員

(9) 旧教職員

   学校法人学習院に勤務し、退職した教員及び職員

(10) 父母会

学習院が設置する各学校に在籍する学生(大学院生を除く)、生徒、児童、園児の父母又は保証人によって組織された団体

(11) 常磐会

   一般社団法人常磐会

(12) 在校生

   学習院大学、大学院、女子大学、女子大学院に在籍する学生

 
(個人情報の管理責任者)

第3条 学習院桜友会は、個人情報の適切な管理と保護を確実に行うため、個人情報統括管理責任者と事務局管理責任者を任命する。
個人情報統括管理責任者は学習院桜友会事務局長、事務局管理責任者は学習院桜友会事務長とする。

2. 事務局管理責任者は、個人情報統括管理責任者の指示に基づき学習院桜友会事務局における個人情報の取得、利用、提供、維持及び廃棄のための管理を統括する。

 
(個人情報の利用目的、公表、目的外利用の禁止)

第4条 学習院桜友会が取得し、保有する個人情報の利用目的は、以下の通りとする。

(1)  学習院桜友会名簿の発行、頒布

学習院桜友会名簿に収載する個人情報の項目は、現及び旧氏名、卒業(途中退学を含む。以下同じ)学校、 卒業学部、卒業学科、卒業年次、現住所及び電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、勤務先及び電話番号又は職業並びに基本会費支払い状況の識別、物故情報等とする。

(2) 会報等出版物(電子媒体によるものを含み、学習院桜友会の活動目的に適うものに限る。)の配布

(3) 学習院桜友会、学習院、常磐会及び父母会の各種事業、行事の伝達

(4) 学習院桜友会、学習院、常磐会及び父母会の寄付金の募集

(5) 学習院桜友会会費、寄付金の収受管理

(6) 学習院桜友会各種組織、及び会員個人(又はグループ)による学習院桜友会活動の支援(例えば、新組織結成のための名簿作成など)

(7) 留学生支援(海外への留学生に対し留学先学習院桜友会支部の紹介、海外からの留学生の帰国後の学習院桜友会活動・就職活動の支援など)

(8) 在校生の就職活動支援のための個人データの提供

(9) 学習院の広報活動、寄付金募集支援のための個人データの提供

(10) 常磐会の活動支援のための個人データの提供

 

2  前1項(3)、(4)、(6)、(7)、(8)、(9)及び(10)のために利用又は提供する個人データは学習院桜友会名簿収載の項目に限る。

3  前1項(8)の在校生への個人データの提供は、学習院桜友会又は学校法人学習院を通じて行う。

4  前1項に定める利用目的は、学習院桜友会ホームページによって公表する。

      前1項の利用目的を変更した場合も同様とする。

5  前1項に定める目的以外の目的で取得又は保有する個人情報を利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めのよる場合はこの限りではない。

 
(個人情報の取得)

第5条 学習院桜友会が取得し、保有する個人データは、前条に定める利用目的のために必要な範囲に限るものとする。

2 個人情報の取得は、次のいずれかの方法による。

(1) 共同利用の覚書に基づく学習院及び常磐会、学習院桜友会各種組織(共同利用覚書締結、未締結の組織を含む)からの書面又は電子媒体による取得

(2) 本人からの口頭、書面又は電子媒体のいずれかによる取得

(3) 学習院桜友会が、その活動のために本人に対し付与したことによる取得(学習院桜友会番号、役員情報等)

3 前項の方法により取得が不可能又は著しく困難な場合は、個人情報統括管理責任者又は事務局管理責任者が適切と認める方法によるものとする。

4 個人情報を取得しようとする場合は、偽りその他不正な手段を用いてはならない。

 

(個人情報の維持管理)

第6条 学習院桜友会は、個人情報の取得、利用、提供、維持及び廃棄を適切に管理するとともに、保有する個人データの紛失、漏洩、不正使用及び改ざんを防止し、また、その正確さの維持に努めるものとする。

2 事務局管理責任者は、個人情報データベースに対する有資格者以外のアクセスを規制するために、適切な方法を講じなければならない。

3 学習院桜友会事務局における個人情報の取得、利用、提供、維持及び廃棄の管理ために、別途、管理規則を定めて実施する。

 

(個人情報の共同利用と提供)

第7条 学習院桜友会から学習院桜友会各種組織・会員個人への個人情報提供は共同利用の範疇とし、学習院桜友会各種組織から学習院桜友会への個人情報提供は、共同利用覚書締結あるいは本人の同意が必要とする。

2 前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、学習院桜友会が保有する個人データを、学習院桜友会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。

(1)あらかじめ本人の同意を得た場合

(2)個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき

(3)法令の定めによるとき

 

(共同利用情報の管理及び学習院桜友会各種組織、学習院桜友会会員(個人又はグループ)及び在校生への提供)

第8条 個人情報統括管理責任者及び事務局管理責任者は、それぞれの責任範囲において、前条に基づく個人データの提供を適切に管理しなければならない。

2 事務局が保有する個人データを学習院桜友会各種組織又は会員個人(又はグループ)に提供する場合において、事務局管理責任者は、次の事項について確認できない場合は、その提供を行わないこととする。

(1) 個人データの提供を受ける学習院桜友会各種組織、又は会員個人(又はグループ)が、提供された個人データの管理責任を明確にしていること。学習院桜友会各種組織にあっては、学習院桜友会各種組織管理責任者が定められていること。

(2) 提供される個人データの利用目的が、第4条に定める利用目的の範囲内であること。

(3) 個人データの提供を受ける学習院桜友会各種組織、又は会員個人(又はグループ)が、当該個人データによって特定される本人から当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、それに応じる責任を明確にしていること。

(4) (3)の規定による本人からの当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、要求を受けた学習院桜友会各種組織、又は会員個人(又はグループ)は、速やかにその事実及び採られた処置を事務局管理責任者に報告することとしていること。

(5 )学習院桜友会各種組織、又は会員個人(又はグループ)は学習院桜友会から提供された個人データの二次提供はしないこと。提供された個人データの機密を維持すること。

3 在校生への学習院桜友会が保有する個人データの提供は、提供を受ける本人が次の事項について誓約する場合に限る。

(1)在校生間の個人データの再提供の禁止を含め、提供された個人データの機密を維持すること

(2)第4条に定める利用目的の範囲以内でのみ利用すること

(3)当該個人データによって特定される本人から当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、速やかにそれに応じること。

(4)当該個人データによって特定される本人から当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、その事実を当該個人データ提供者に報告すること。

 

(学習院及び常磐会、学習院桜友会共同利用覚書締結各組織への共同利用情報の提供)

第9条 学習院桜友会は、前項の提供のために学習院及び常磐会、学習院桜友会共同利用覚書締結各組織のそれぞれと文書による共同利用に関する覚書を取り交わす。

2 学習院桜友会が行う、第4条1項(8)、(9)又は(10)に定める利用目的のための学習院又は常磐会に対する個人データの提供は、覚書に則り個人データの取り扱いについて確認の上学習院桜友会事務局が担当して行う。

 

(個人情報取り扱いの外部委託)

第10条  学習院桜友会が名簿発行、会報の発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は、以下に従うものとする。

(1)個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する。

(2)提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する。

(3)委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を書面で取り交わす。

(イ) 委託された個人情報の機密保持及び保護

(ロ) 再委託の制限又は条件

(ハ) 委託された個人情報のコピーの制限

(ニ) 委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置

(ホ) 委託業務終了時の個人情報の消去及び個人情報を含む媒体の返却

(ヘ) (イ)に係わる事故時の処置

(ト) 違反時の処置

 

(保有する個人データの開示)

第11条  学習院桜友会は、保有する個人データについて、個人データによって特定される当該本人から保有する個人データについて開示を求められた場合は、開示を求めてきた者が当該個人データによって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で個人データを開示するものとする。

2  前項による開示を求める申し出先は、事務局管理責任者とする。

3  前1項に定める当該本人であることの確認の方法及び開示を求めるために当該本人が提出しなければならない書面、開示のための料金は、別途、学習院桜友会が定める。

 

(個人データの訂正、利用の停止)

第12条  学習院桜友会は、保有する個人データについて、当該個人データによって特定される本人からデータの訂正、削除又は利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人データに該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で遅滞なく処置を行うものとする。

 

(関係者の苦情等の申し立て、処理)

第13条  学習院桜友会は、保有する個人データ及びその取り扱いについて、当該個人データによって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。

2 前項に定める苦情の申し出先は、事務局管理責任者とする。

3 学習院桜友会各種組織及び会員(又はグループ)は、前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、学習院桜友会事務局を通じ、個人情報統括管理責任者に報告するものとする。

 

(違反に対する処置)

第14条  学習院桜友会内において、本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用、提供、漏洩等があった場合、個人情報統括管理責任者は適切な処分を検討し、一般社団法人学習院桜友会定款に則り処分を行うものとする。

2 学習院桜友会は、何人かが故意又は過失によって学習院桜友会が保有する個人情報を不正に取り扱い、学習院桜友会に重大な損害を与えた場合、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

 

(本規程の見直し)

第15条  個人情報統括管理責任者は、第6条に定める個人情報の管理に関する事故並びに第13条及び第14条に定める苦情、違反の情報を収集し、本規程の見直しを行うものとする。

 

(本規程の改廃)

第16条  本規程の改廃は、個人情報統括管理責任者が起案し、理事会の承認を得て発行し、学習院桜友会ホームページにおいて公表する。

以上