学習院桜友会

１　目的
桜友会個人情報保護規程（以下、規程）に基づく、個人情報の取得、利用、提供、維持（紛失、漏洩、毀損の防止を含む）、苦情受付・処理及び記録の管理のための管理手順、基準を定める。

２　適用範囲
桜友会事務局

３　定義
本規則で用いる用語のうち、下記に定義するもの以外の用語については、規程の定義を適用する。
事務局員：　　　桜友会事務局に勤務する要員で、派遣元との契約に基づき派遣された要員(臨時作業者を除く)を含む
臨時作業者：　　桜友会事務局または桜友会行事の特定の作業のために臨時に採用した作業者

４　管理手順・基準
4-1 事務局管理責任者の代行者の指名
本規定における個人情報管理責任者の責任・権限は、規程第5条の定めによるものとし、事務局管理責任者は、その不在時等に備え、あらかじめその責任・権限の代行者を事務局員の中から選任、指名しておくこと。

4-2個人情報の取得、利用、提供及び維持（紛失、漏洩、毀損の防止を含む）のため、以下の手順を本規則付属書として定める。
・ 付属書　１　学習院からの個人情報取得手順
・ 付属書　２　学習院以外からの個人情報取得手順
・ 付属書　３　事務局における個人情報データベースの維持、管理手順
・ 付属書　４　事務局における個人情報利用、提供手順

4-3 ゴルフ会等、特定行事のための個人情報データベースの取扱い
1 ゴルフ会等、特定行事のための個人情報データベースを作成する必要がある場合、当 該行事を所管する委員長は、目的、必要とする個人情報データ及びその情報源（必要 な場合、情報とその取得方法を含む）を記載した文書で、事務局管理責任者に作成の 要請を行うこと。
ただし、データベースの使用目的は、規程第3条（3）の規定するもののために必要な 範囲に限る。
2 事務局管理責任者は、要請内容を桜友会個人情報統括管理者に報告し、その承認を受けた後、当該データベースの作成を行うこと。
データベースは、独立した個別ファイルとして作成し、桜友会個人情報データベースが、その影響を受けることのないことを確実にすること。
3 作成されたデータベースの利用、データベースからの情報提供及びデータベースの維持、管理は4-2によって定められた該当する手順によること。

５　作業の外部委託（臨時作業者の使用を含む）
5-1 外部委託業者との契約
個人情報の取扱いを含む業務を外部委託する場合に、規程第10条の規定に従って締結する契約者は、個人情報総括管理者が決定し、必要に応じ理事会の承認を得るものとする。
5-2 事務局内作業における臨時作業者の使用
1 個人情報を取り扱う事務局内での作業に、臨時作業者を使用する場合、作業者の選定、採用は、以下の点を確実にし、事務長（事務局管理責任者）の責任において行うものとする。
ア 身元が明確であり、個人情報の保護に関し十分に信頼できると判断できるものであること
イ 以下について、書面で誓約すること
・ 作業に伴い取り扱う個人情報の機密保持及び保護
・ 作業に伴い取り扱う個人情報のコピー、所定作業場所以外への持ち出しを行なわないこと
・ 許可無く、第三者に作業を再委託しないこと
・ 本人の故意、又は過失に起因し個人情報の漏洩、紛失などの事故が発生した場合、」その責めを負うこと
2 臨時作業者に個人情報を取り扱う事務局内での作業を行なわせる場合、事務長（事務局管理責任者）は、当該作業者に接触させる個人情報を必要最小限のものにとどめること。

６　苦情の受付、処理手順
1事務局管理責任者は、保有する個人情報又はその取り扱いについて、当該個人情報によって特定される本人（家族又は遺族を含む）から苦情を受けた場合、 本人の氏名、住所（苦情を申し立てた者が桜友会会員である場合は、卒業学科、年次を含む）を確認し、適切な処置を行うものとする。
2事務局管理責任者が、自らの裁量で適切な処置が困難と判断した場合は、直ちに桜友会個人情報総括管理者及びデー管理委員会に報告、その指示に従って処置を行うこと。
3事務局管理責任者は、事務局が受け付けた苦情及び規程第13条の規定により各種組織から報告があった苦情について、苦情の内容及びその処置について記録し、遅滞なく桜友会個人情報総括管理者及びデータ管理委員会に報告するものとする。
4 桜友会個人情報総括管理者は、データ管理委員会に諮問して苦情及び処置の内容を確認し、必要があれば規程及び関連する規則、手順の見直し、改訂を行う。

７　記録の管理
事務局管理責任者は、下記の情報を個人情報管理記録として維持、管理する。
・　前5項の手順により苦情を受け付け、処理をした記録・・保管期限5年
・　付属書 １の手順により学習院個人情報管理責任者に提出した文書・・保管期限5年
・　付属書 ２の手順により本人又は関係組織から取得した個人情報・・保管期限1年
・　付属書 ４の手順による個人情報利用申請（当該行事通知、案内の発送指示）・・保管期限　行事終了後3年

８　本規則の制定、改廃及び公表
本規則（付属書を含む）の制定、改廃は桜友会個人情報総括管理者が起案し、理事会の承認を得て発行する。
本規則（付属書を含む）の制定、改廃は、桜友会ホームページにおいて公表する。