学習院桜友会

前文
同窓会において、会員および関係者個人の最新かつ正確な情報を確保していくことは、その活動を行っていく上で、不可欠な要素である。
桜友会および会員は、桜友会会則の定める活動に当たって、個人の人格尊重の理念の下、個人情報の保護の重要性を深く認識し、以下を基本方針として定め、 関連法令、規則の遵守はもとより、個人情報の適切な取り扱いによって、関係者の信頼を確保し、もって桜友会活動と会員相互の親睦、母校のさらなる発展を期 すものとする。

桜友会は、その活動のために取得し、保有する個人情報の利用目的を明確にし、通知または公表するとともに、第三者への提供を含め、通知、公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく、適正に取り扱います。
ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合は、この限りではないものといたします。

桜友会は、本人の意図しない個人情報の利用、提供を防止し、また、個人情報の最新、正確さを確保するために、本人からの申し出でを受け付ける窓口を明確にし、その申し出に適切な対応をします。

桜友会は、関連法令、規則を遵守します。

桜友会は、個人情報の機密性、完全性、可用性を維持するために、不正アクセス、紛失、漏洩、改ざんなどに対する適切な対策を講じ、それらの防止に努めます。
また、万一事故が発生した場合には、その状況に応じ、通知または公表を含む適切な処置を講じ、二次被害の防止と再発の防止に努めます。

桜友会は、以上のことを実現するために管理体制を確立するとともに、桜友会個人情報保護規程を定め、個人情報の保護を実践する。

（本規程の目的、適用範囲）
第 １条　この規程は、桜友会が、その活動目的のために保有する桜友会会員（学生会員を含む）及び学習院教職員（旧教職員を含む）の個人情報の取得、保管、利 用について必要事項を定め、桜友会及び桜友会会員（学生会員を含む）の責務を明確にし、桜友会活動の推進を図りつつ、個人情報の適切な保護を行うことを目 的とする。
この規程は、桜友会（桜友会を構成する桜友会会員、学生会員及び桜友会各種組織並びに桜友会が雇用する者を含む）に適用する。

（定義）
第2条　この規程において、以下の用語は、本条の定義による。

個人情報
桜友会事務局及び桜友会各種組織が、その活動目的のために取得（自ら作成することを含む）した桜友会会員（学生会員を含む）及び学習院教職員（旧教職員を含む）の個人に関する情報であって、それによって特定の個人を識別することができるもの。

法
個人情報保護法

桜友会会員
桜友会会則第３章に定める普通会員、正会員及び特別会員

学生会員
桜友会会則第３章に定める学生会員

桜友会各種組織
全国支部、学部同窓会、学年同窓会、輔仁会各同窓会等、桜友会会員によって組織された桜友会内部組織

学習院
学校法人学習院であって、その中の各学校、幼稚園その他のすべての組織を含む。

教職員
学校法人学習院に勤務する教員及び職員

旧教職員
学校法人学習院に勤務し、退職した教員及び職員

父母会
学習院が設置する各学校に在籍する学生（大学院生を除く）、生徒、児童、園児の父母又は保証人によって組織された団体

常磐会
社団法人常磐会定款第３章第６条に定める会員

（個人情報の利用目的、公表、目的外利用の禁止）
第3条　桜友会が取得し、保有する個人情報の利用目的は、以下の通りとする。

桜友会名簿の発行、頒布
桜友会名簿に収載する個人情報の項目は、卒業（途中退学を含む。以下同じ）学校、 学部、学科、卒業年次、現及び旧氏名、現住所及び電話番号並びに勤務先、住所、電話番号及び役職名又は職業等とする

会報等出版物（電子媒体によるものを含み、桜友会の活動目的に適うものに限る。）の配布

桜友会、学習院、父母会及び常磐会の各種事業、行事の伝達

桜友会、学習院、父母会及び常磐会の寄付金の募集

桜友会会費、寄付金の収受管理

桜友会各種組織及び会員個人（又はグループ）による桜友会活動の支援（例えば、新組織結成のための名簿作成等）

在校生の就職活動支援のための会員個人情報の提供

学習院の広報活動、寄付金募集支援のための会員個人情報の提供

父母会、常磐会の活動支援のための会員個人情報の提供

前項（４）、（６）、（７）、（８）及び（９）のために利用または提供する個人情報は桜友会名簿収載の項目に限る。

１項に定める利用目的は、桜友会ホームページおよび会報によって公表する。
１項の利用目的を変更した場合も同様とする。

１項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めのよる場合はこの限りではない。

（個人情報の取得）
第４条　桜友会が取得し、保有する個人情報は、前条に定める利用目的のために必要な範囲に限るものとする。

個人情報の取得は、次のいずれかの方法による。

本人の同意に基づく学習院からの書面又は電子媒体による取得

本人からの口頭、書面又は電子媒体のいずれかによる取得

桜友会が、その活動のために本人に対し付与又は作成したことによる取得

前項の方法により取得が不可能又は著しく困難な場合は、個人情報管理責任者が適切と認める方法によるものとする。

個人情報を取得しようとする場合は、偽りその他不正な手段を用いてはならない。

（個人情報管理責任者）
第５条　桜友会は、以下に定める個人情報管理責任者を定め、個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を確実にする。

桜友会に個人情報総括管理責任者を置き、桜友会事務局長がその任に当たる。
個人情報総括管理責任者は、事務局管理責任者及び桜友会各種組織管理責任者を指揮し、桜友会の個人情報管理を統括する。

桜友会事務局に事務局管理責任者を置き、桜友会事務長がその任に当たる。
事務局管理責任者は、桜友会事務局における個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を統括する。

桜友会各種組織は、個人情報の取得、利用、提供及び維持の管理を確実にするために、当該組織の桜友会各種組織管理責任者を置く。
桜友会各種組織管理責任者は、当該組織に於ける個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を統括する。

（個人情報の維持管理）
第６条　桜友会（桜友会会員個人及び桜友会各種組織を含む）は、個人情報の取得、利用及び提供を適切に管理するとともに、保有する個人情報の紛失、漏洩、不正使用及び改ざんを防止し、また、その正確さの維持に努めるものとする。

事務局管理責任者及び桜友会各種組織管理責任者は、個人情報データベースに対する有資格者以外のアクセスを規制するために、適切な方法を講じなければならない。

桜友会事務局における個人情報の取得、利用、提供及び維持の管理ために、別途、管理規則を定めて実施する。

（個人情報の提供）
第７条　桜友会が保有する個人情報の提供は、桜友会内外を問わず、第３条に定める利用目的の範囲に限るものとする。

前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、桜友会が保有する個人情報を、桜友会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。

あらかじめ本人の同意を得た場合

個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき

法令の定めによるとき

その他、個人情報総括管理者が必要と認めたとき

（個人情報提供の管理）
第8条　個人情報管理責任者は、それぞれの責任範囲において、前条に基づく個人情報の提供を適切に管理しなければならない。

事務局が保有する個人情報を桜友会各種組織又は会員個人（又はグループ）に提供する場合において、事務局管理責任者は、次の事項について確認できない場合は、その提供を行わないこととする。

個人情報の提供を受ける桜友会各種組織又は会員個人（又はグループ）が、提供された個人情報の管理責任を明確にしていること。桜友会各種組織にあっては、桜友会各種組織管理責任者が定められていること。

提供される個人情報の利用目的が、第3条に定める利用目的の範囲内であること。

個人情報の提供を受ける桜友会各種組織又は会員個人（又はグループ）が、当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、それに応じる責任を明確にしていること

(３)の規定による本人からの当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、要求を受けた桜友会各種組織又は会員個人（又はグループ）は、速やかにその事実及び採られた処置を事務局管理責任者に報告することとしていること。

前項の規定は、桜友会各種組織又は会員個人（又はグループ）が他の桜友会各種組織又は会員個人（又はグループ）に、その保有する個人情報を提供する場合にも準用する

在校生への桜友会が保有する情報の提供は、提供を受ける本人が次の事項について誓約する場合に限る。

第三者への再提供の禁止を含め、提供された個人情報の機密を維持すること

第３条に定める利用目的の範囲以内でのみ利用すること

当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、速やかにそれに応じること。

当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、その事実を当該個人情報提供者に報告すること。

（学習院、父母会及び常磐会への個人情報の提供）
第9条　桜友会が行う、第３条１項（８）又は（９）に定める利用目的のための学習院、父母会又は常磐会に対する個人情報の提供は、第８条２項の定めに準じ、原則として桜友会事務局が担当して行う。

桜友会は、前項の提供のために学習院、父母会及び常磐会のそれぞれと文書による契約を取り交わす。

（個人情報取り扱いの外部委託）
第１０条　桜友会が名簿発行、会報の発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は、以下に従うものとする。

個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する。

提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する。

委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を書面で取り交わす。

委託された個人情報の機密保持および保護。

再委託の制限又は条件。

委託された個人情報のコピーの制限。

委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置。

委託業務終了時の個人情報の消去及び/又は個人情報を含む媒体の返却。

(イ)に係わる事故時の処置

違反時の処置。

（保有する個人情報の開示）
第１１条　桜友会は、保有する個人情報について、個人情報によって特定される当該本人から保有する個人情報について開示を求められた場合は、開示を求めて きた者が当該個人情報によって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で個人情報を開示するものとす る。

前項による開示を求める申し出で先は、事務局管理責任者又は各組織管理責任者のいずれか、当該個人情報を管理する者とする。

前１項に定める当該本人であることの確認の方法及び開示を求めるために当該本人が提出しなければならない書面、開示のための料金は、別途、桜友会が定める。

（個人情報の訂正、利用の停止）
第１２条　桜友会は、保有する個人情報について、当該個人情報によって特定される本人からデータの訂正、削除または利用の 停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人情報に該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲 内で停滞なく処置を行うものとする。

前項の規定は、第8条２項（３）及び４項（４）に定める個人情報の訂正、利用の停止の場合にも適用する。

（関係者の苦情等の申し立て、処理）
第１３条　桜友会は、保有する個人情報及びその取り扱いについて、当該個人情報によって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。

前項に定める苦情の申し出で先は、事務局管理責任者又は各組織管理責任者のいずれか、当該個人情報を管理する者とする。

桜友会各種組織及び会員（又はグループ）は、前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、桜友会事務局を通じ、個人情報総括管理責任者に報告するものとする。

（違反に対する処置）
第１４条　桜友会内において、本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用、提供、漏洩等があった場合、個人情報総括管理責任者は適切な処分を検討し、桜友会会則に則り処分を行うものとする。

桜友会は、何人かが故意又は過失によって桜友会が保有する個人情報を不正に取扱い、桜友会に重大な損害を与えた場合、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

（本規程の見直し）
第１５条　個人情報総括管理責任者は、第6条に定める個人情報の管理に関する事故並びに第１３条及び第１４条に定める苦情、違反の情報を収集し、本規程の見直しを行うものとする。

（本規程の改廃）
第１６条　本規程の改廃は、桜友会会則の定めによる。
平成20年11月11日　一部改定