学習院桜友会事務局における個人情報利用、提供手順

学習院桜友会事務局個人情報管理規則

付属書 4

2007年2月13日制定

(2011年4月1日一部改正)

学習院桜友会事務局における個人情報利用、提供手順

1 目的

学習院桜友会事務局が、保有する在校生、卒業生及び教職員に関わる学習院桜友会個人情報の利用又は提供を、情報管理規程に基づき適切に行うための手順を規定する。

 

2 事務局における個人情報利用手順

1 名簿への収載

学習院桜友会名簿とは、学習院桜友会が保有する個人情報の内、学習院桜友会個人情報管理規程第3条(1)に規定する情報の全部又は一部を収載し、編纂して学習院桜友会事務局が発行するものをいい、媒体を問わない。

学習院桜友会名簿の発行は、理事会の承認によるものとする。

2 各種行事通知のための利用

・  各担当委員長からの要請受付

・  ゴルフ会データベース、その他特定行事のために作製されたデータベースに基づく案内

上記のいずれも、当該行事担当委員長は、様式-個情3により事務局管理責任者に個人情報利用申請(当該行事通知、案内の発送指示)を提出する。

事務局管理責任者は、受理した個人情報利用申請(当該行事通知、案内の発送指示)に受付日時、署名(又は捺印)後、担当者に個人情報利用(当該行事通知、案内の発送)の指示を行う。

 

3 事務局における個人情報提供手順

3-1 各種組織への提供

事務局管理責任者は、学習院桜友会個人情報保護規程第2条(5)に定義された各組織の要請に基づき事務局保有のデータベースから個人情報データの提供を行う場合、以下の手順に従い、学習院桜友会個人情報保護規程第8条2項の規定に基づき相手方の責任者、利用目的の確認を行った上で、データの提供を行うこと。

この場合、学習院桜友会個人情報保護規程第3条に規定する利用目的以外の目的による要請を、受付けてはならない。

1       申請受付、受理の手順・基準

イ リスト、宛名シールの申請受付手順:「学習院桜友会会員マスター利用申込書(様式-個情4)」による。

ロ 電子媒体の申請受付手順:「学習院桜友会会員マスター利用申込書<電子媒体>(様式-個情5)」による。

 

 

 

 

 

2  提供手順

上記イ、ロによる申請を受け付けた担当者は、内容を確認後、事務局許可印欄に

事務局管理責任者の承認印を受けたのち、所定のデータ提供を行う。

3-2 会員個人又はグループへの提供

学習院桜友会会員個人又はグループ(前3-1項に規定した各組織を除く)からの要請による

個人情報の提供は、その利用目的が学習院桜友会個人情報保護規程第3条(6)である場合に限るものとする。

受付担当者は、学習院桜友会会員個人又はグループからの個人情報提供要請に関わる利用目的が学習院桜友会個人情報保護規程第3条(6)によるものであることが確認できた場合に限り、前3-1項に規定する手順に従って、要請のあった情報提供を行うこと。

3-3  その他の提供

前3-2項に規定するもの以外の学習院桜友会会員個人又はグループからの特定の本人に関する情報の問い合わせ或いは情報提供要請については、原則として応じないこと。

このような問い合わせ或いは情報提供要請があった場合、受付担当者は当該本人に問い合わせ或いは情報提供要請の内容を伝達し、当該本人に対応を委ねるものとする。

3-4      提供料金基準

イ 提供料金は別に定める提供料金基準(料金表)による。

但し、下記の組織への提供料金は各媒体とも、年1回に限り無料とする。

・支部

・部会

・委員長より要請のあった組織

ロ 提供料金基準(料金表)はデータ管理委員会が起案し、理事会の承認を得て公表する。

 

以上