学習院以外からの個人情報取得手段

学習院桜友会事務局個人情報管理規則

付属書 2

2007年2月13日制定

                           2012年11月7日改正

学習院以外からの個人情報取得手順

1 目的

学習院桜友会事務局が、学習院以外からの卒業生及び教職員に関わる学習院桜友会個人情報の取得を、情報管理規程に基づき適切に行うための手順を規定する。

 

2 学習院以外(本人又は関係組織、以下関係者という)からの取得手順

1       関係者からの取得の方法は、以下による

イ 本人からの申告

これには、書信(会報綴込みはがき、Faxなど)、電話等による口頭申告がある。

ロ 学習院桜友会各組織からの報告

これには、事務局が提供したデータの修正報告、学習院桜友会各組織が作成した名簿がある。

ハ 遺族又は関係者からの訃報

これには、新聞等により公表された情報源からの取得を含む。

2       方法毎の取得手順

事務局管理責任者は、関係者からの申告又は報告を受理する担当者をあらかじめ指名し、指名を受けた担当者(受付担当者)は、以下の手順により申告又は報告を受理する。

イ 本人からの申告による取得手順

ž  書信による申告の受付

受付担当者は、本人確認として、会員番号、卒業学科、卒業年次を確認のうえ、当該文書に受付日時記入、担当者署名(又は捺印)後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けること

ž  口頭(電話等)による申告の受付

本人確認として、会員番号、卒業学科、卒業年次を確認のうえ、様式-個情1による受付メモの作成、受付日時記入、担当者署名(又は捺印)後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けること

ž  電子メールによる申告の受付

原則として、ホームページ収載様式(様式-個情2)による受付とし、本人確認として、会員番号、卒業学科、卒業年次を確認のうえ、ハードコピーに受付日時記入、担当者署名(又は捺印)後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けこと

上記の申告において、本人の会員番号が確認できない場合、受付担当者は相手の現住所など可能な限りの聴取を行い、本人であることの確認を行うこと。

ロ 各組織からの報告による取得手順

ž  提供したデータの修正報告の受付

受付ける提供したデータの修正報告は、付属書4の手順3-1によって提供したデータの書き込み修正、当該組織が修正したデータに基づき発行した名簿など、任意の方法で可とするが、提供したデータの修正箇所が明確にされたもので、登録情報の修正については桜友会データベースを修正する旨当該組織として本人の了解を取った旨のエビデンスが添付されていること。また、当該組織の「学習院桜友会各組織管理責任者※」によって承認されたものであること。

受付担当者は修正報告が承認済であることを確認のうえ、修正報告(電子媒体である場合は、そのハードコピー)に受付日時記入、担当者署名(又は捺印)後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けること。

ž  上記以外、支部・部会・団体及び周年同窓会の名簿等の報告の受付

提出される情報は、氏名(旧姓を含む)、卒年(中退)、学科及び会員番号(可能な場合)が記載されており、修正箇所(住所不明者で住所が判明した方、登録情報の修正)が明確にされたもので、登録情報の修正については桜友会データベースを修正する旨当該組織として本人の了解を取った旨のエビデンスが添付されていること。また、当該組織の「学習院桜友会各組織管理責任者※」によって承認されたものであること。受付担当者は承認済であることを確認のうえ、提出書面(電子媒体の場合は、そのハードコピー)に受付日時記入、担当者署名(又は捺印)後、事務局管理責任者に報告し、承認を受ける。

ž  取得した情報のデータベースへの反映

前記の各手続きにより取得した情報の内、桜友会会員データベース上で住所不明となっている方については、提供されたデータに基づいてデータベースを修正し備考に修正日と情報提供元支部・部会・団体・周年同窓会の名称及び提出責任者名を記入する。

データベースに住所等の情報が登録されている方については登録済の情報を備考欄に転記の上、上記と同様の処理を行う。

提出された情報に誤りがあった場合、事務局は提出元組織管理責任者へ本人への確認を依頼する。情報提出元組織管理責任者は、速やかに対応するものとする。

※「学習院桜友会各組織管理責任者」とは、支部・部会及び団体の本部登録役員並びに周年同窓会の代表者とする。

 

 

 

 

ハ 遺族又は関係者からの訃報の取扱い

・ 訃報が遺族からのものであることが確認できるものについては、2-1項、2の イ

に規定する手順に準じて取り扱うものとする。

ž  訃報が遺族以外の関係者からのものである場合、受付担当者は、原則として遺族に事実確認を行い、確認が出来たものについて2-1項、2の イに規定する手順に準じて取り扱うものとする。

ž  新聞等、公の機関によって公表された訃報は、遺族からのものに準じて取り扱う。

 

以上