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１ 目的
桜友会事務局が、学習院以外からの卒業生及び教職員に関わる桜友会個人情報の取得を、情報管理規程に基づき適切に行うための手順を規定する。
２ 学習院以外（本人又は関係組織、以下関係者という）からの取得手順
1 関係者からの取得の方法は、以下による
イ 本人からの申告
これには、書信（会報綴込みはがき、Faxなど）、電話等による口頭申告がある。
ロ 桜友会各組織からの報告
これには、事務局が提供したデータの修正報告、桜友会各組織が作成した名簿がある。
ハ 遺族又は関係者からの訃報
これには、新聞等により公表された情報源からの取得を含む。
2 方法毎の取得手順
事務局管理責任者は、関係者からの申告又は報告を受理する担当者をあらかじめ指名し、指名を受けた担当者（受付担当者）は、以下の手順により申告又は報告を受理する。
イ 本人からの申告による取得手順
・ 書信による申告の受付
受付担当者は、本人確認として、会員番号、卒業学科、卒業年次を確認のうえ、当該文書に受付日時記入、担当者署名（又は捺印）後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けること
・ 口頭（電話等）による申告の受付
本人確認として、会員番号、卒業学科、卒業年次を確認のうえ、様式-個情1による受付メモの作成、受付日時記入、担当者署名（又は捺印）後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けること
・ 電子メールによる申告の受付
原則として、ホームページ収載様式（様式-個情2）による受付とし、本人確認として、会員番号、卒業学科、卒業年次を確認のうえ、ハードコピーに受付日時記入、担当者署名（又は捺印）後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けこと
上記の申告において、本人の会員番号が確認できない場合、受付担当者は相手の現住所など可能な限りの聴取を行い、本人であることの確認を行うこと。
ロ 各組織からの報告による取得手順
・ 提供したデータの修正報告の受付
受付ける提供したデータの修正報告は、付属書４の手順3-1によって提供したデータの書き込み修正、当該組織が修正したデータに基づき発行した名簿など、任意の方法で可とするが、提供したデータの修正箇所が明確にされたものであること。
受付担当者は、修正報告が当該組織の「桜友会各種組織管理責任者」によって承認されたものであることを確認のうえ、修正報告（電子媒体である場合は、そのハードコピー）に受付日時記入、担当者署名（又は捺印）後、事務局管理責任者に報告し、承認印を受けること。
ハ 遺族又は関係者からの訃報の取扱い
・ 訃報が遺族からのものであることが確認できるものについては、2-1項、2のイに規定する手順に準じて取り扱うものとする。
・ 訃報が遺族以外の関係者からのものである場合、受付担当者は、原則として遺族に事実確認を行い、確認が出来たものについて2-1項、2の イに規定する手順に準じて取り扱うものとする。
・ 新聞等、公の機関によって公表された訃報は、遺族からのものに準じて取り扱う。 |
