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１ 目的
桜友会事務局が、学習院からの在校生、卒業生及び教職員に関わる桜友会個人情報の取得を、情報管理規程及び学習院との覚書に基づき適切に行うための手順を規定する。
２ 学習院からの個人情報取得の手順
1 学習院との覚書、第１条１項に規定する情報を、学習院から取得しようとする場合、事務局管理責任者は、覚書第２条に基づく文書を作成、学習院個人情報管理責任者に提出し、その承諾を得ること。
文書には、引渡し・検収条件を明記すること。
2 事務局管理責任者は、覚書第２条に基づく文書を作成、学習院個人情報管理責任者に提出した場合には、速やかに個人情報総括管理者に報告すること。
3 事務局管理責任者は、受領した個人情報について、合意した引渡し・検収条件に基づいて要請内容との整合性を検査し、不一致がなければ受領完了とすること。
不一致があれば、学習院個人情報管理者又はその指名する担当者と協議、解決すること。
4 事務局管理責任者は、受領完了後、速やかに個人情報総括管理責任者に報告すること。
３ 学習院からの個人情報取得の記録
1 事務局管理責任者は、前２項の1によって学習院に提出した文書のコピーに、当該個人情報の受領を完了した日にちを記入し、記録として維持すること。 |
